Mise en place d’une chaine complète de traitement des factures fournisseurs
Lyon, le 24 novembre 2010 – Le groupe TravelHorizon, un des principaux tours opérateurs en ligne européen, leader des séjours à la montagne, vient de mettre en œuvre avec Azur Technology, éditeur et intégrateur de solutions de dématérialisation des documents et d’automatisation des processus métiers, une chaine complète de dématérialisation et de traitement de ses factures fournisseurs. Cette application vise à améliorer les délais de traitement des factures pour les entités du groupe réparties entre la France, les Pays-Bas, l’Angleterre, l’Allemagne et la Belgique, mais également à bénéficier d’une visibilité et d’une traçabilité de chacune des transactions. L’acquisition de cette solution permet en outre à TravelHorizon, qui a connu un fort développement ces dernières années, de mieux structurer et d’optimiser la gestion de l’ensemble de ses activités.
Interfacée avec l’ERP Sage X3, cette application intègre Xpert.Capture pour la numérisation et la lecture automatique des factures, soit plus de 35 000 factures par an, représentant plus de 150 000 lignes de commandes. Ces factures peuvent en effet contenir jusqu’à 70 pages et 30 lignes à contrôler par page. La solution mise en place par Azur Technology intègre également Xpert.ECM pour l’archivage et la consultation des différentes factures indexées selon une référence unique. Les opérateurs peuvent également consulter l’ensemble de ces factures depuis le worklfow ou l’ERP, gérer le cycle de validation et le contrôle complet de l’approbation avec Xpert.Ivy.
Le choix de cette solution a d’ores et déjà permis un premier retour sur investissement significatif puisque TravelHorizon a gagné en délai et en coûts :
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le traitement de ses factures fournisseurs sur l’année s’est raccourci d’un mois et demi,
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le service comptable est passé de 3 personnes et demie à 2 personnes, équivalent temps plein, pour gérer la comptabilité fournisseurs, et ce malgré un accroissement de 100% du nombre de factures à traiter.
Avec la stabilisation de la solution et l’amélioration de ses process, TravelHorizon est en mesure de répondre efficacement à un accroissement significatif de son activité, sans ressources supplémentaires.
Azur Technology_CP TravelHorizon_24-11-10.pdf 
Ces ambitions s’accompagnent d’un accroissement des commandes et par effet de symétrie, du volume des factures fournisseurs à traiter. Ces factures proviennent de partenaires et fournisseurs tels que La Compagnie des Alpes, Pierre&Vacances, Nouvelles Frontières, Skiset, Voyages-sncf.com, Skipass.com, Promovacances.com, (loueurs de ski, d’hébergements, forfaits de remontées, cours de ski, livraison de courses à domicile, assurances …), et présentent toutes des formats spécifiques. Elles peuvent également être éditées dans plusieurs langues autres que le français.
Pour faire face au traitement de ces factures, TravelHorizon a signé en 2009 un contrat avec Azur Technology pour la fourniture d’une solution de Lecture Automatique de Documents (LAD) : Xpert.Capture, permettant d’extraire automatiquement les informations pertinentes des factures et une solution de Busines Process Management (BPM/Worflow) : Xpert.Ivy, pour le processus de validation et le traitement des litiges. Fin 2009, TravelHorizon ajoutait la Gestion Electronique de Documents (GED) : Xpert.ECM, pour stocker, rechercher et consulter ses factures.
« Notre objectif était de pouvoir traiter l’ensemble de nos factures fournisseurs quelle que soit leur provenance et leur cycle d’approbation. Ces factures sont complexes car elles proviennent de fournisseurs multiples avec des formes très diverses. Elles peuvent contenir plusieurs centaines de lignes, correspondant chacune à des prestations ou des tarifications différentes. Nous avions besoin d’un outil suffisamment souple et performant pour s’adapter aux spécificités de notre métier et pouvoir traiter ces factures de formats très différents et selon des process spécifiques », précise Emmanuel Champetier de Ribes, Directeur Administratif et Financier de TravelHorizon qui a supervisé l’implantation de la solution.
Pour TravelHorizon, l’adoption d’une chaîne complète de traitement de ses factures fournisseurs répondait à quatre objectifs:
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Diminuer le temps de traitement d’une facture entre sa réception et son paiement,
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Bénéficier d’une traçabilité des factures permettant de repérer et gérer plus rapidement les litiges, et de mieux contrôler les engagements et les dépenses de la société,
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Diminuer le coût de traitement des factures en automatisant le plus possible la validation des commandes,
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Structurer les diverses entités du groupe en bénéficiant d’un outil de gestion centralisé, permettant notamment d’extraire les données relatives à l’activité de chacune d’entre elles.
« Pour assurer un pilotage plus efficace de notre structure qui ne cesse de grossir, nous avions besoin d’un processus de dématérialisation complet, capable de traiter d’importants volumes de références de commande et de nous faire remonter automatiquement les lignes de litiges. Parmi les nombreux acteurs que nous avons consultés, seul Azur Technology pouvait nous fournir une solution complète et cohérente » indique Emmanuel Champetier de Ribes.
Un ROI immédiatement mesurable
Opérationnelle depuis neuf mois, la solution a déjà permis d’obtenir un retour sur investissement conséquent :
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Les ressources humaines consacrées à la comptabilité ont été diminuées par deux pour un volume de factures qui s’est accru dans le même temps de 100%. Les ressources humaines ainsi économisées ont été réaffectées à des tâches à plus forte valeur ajoutée,
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Les équipes de TravelHorizon ont constaté un gain d’un mois et demi dans le traitement des factures,
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Les délais de paiements des fournisseurs ont été considérablement réduits,
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TravelHorizon bénéficie d’une plus grande transparence sur l’ensemble du processus de facturation et peut identifier rapidement les écarts et les litiges,
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Les dossiers et l’ensemble des factures fournisseurs sont mieux partagés entre les services concernés. Ainsi leur identification et leur circulation sont facilitées,
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La saisie disparaissant, la qualité du travail comptable en ressort très améliorée avec une augmentation de la valeur des collaborateurs.
Les bénéfices rapides obtenus lors de cette première étape, ont poussé la société à étendre le projet à ses autres cycles d’exploitation. La saisie, le contrôle et l’approbation de toutes les factures du groupe se font désormais grâce aux solutions développées par Azur Technology. Il s’agit notamment des factures d’achat groupe et des factures de frais généraux. L’objectif est de bénéficier d’un outil de pilotage financier efficace, basé sur les informations extraites de la solution de dématérialisation.
« Nous sommes très heureux du résultat. Le projet s’est bien passé et a répondu parfaitement à nos exigences tant techniques que fonctionnelles. Nous avons particulièrement apprécié l’expertise d’Azur Technology et sa capacité à nous accompagner tout le long du projet en s’adaptant à nos besoins variés » souligne Emmanuel Champetier de Ribes.
Dans le cadre de sa stratégie de développement, TravelHorizon envisage maintenant de mettre en place, avec ses partenaires et fournisseurs, un protocole d’échanges entièrement dématérialisés. L’objectif est de pouvoir encore gagner en efficacité de traitement tout en supprimant entièrement le papier. Pour atteindre cet objectif, Azur Technology va proposer ses solutions à l’ensemble des fournisseurs et partenaires de TravelHorizon, avec l’accord de ce dernier.
TravelHorizon est le leader français et européen du ski en ligne et des séjours à la montagne tout au long de l’année. Le groupe affiche de grosses ambitions quant à son développement. Après avoir levé 20 millions d’euros en 2009, notamment pour racheter Sportura, le numéro 2 du ski en ligne hollandais, TravelHorizon a réalisé un chiffre d’affaires 2010 (Exercice clos au 30 avril) de 77 millions d’euros, en croissance de 50%.
