|
ACM : Un portail d’accès à plus de 400.000 documents |
|
 L’Office Public de l’Habitat de la Communauté d’Agglomération de Montpellier qui gère et entretient plus de 15 000 logements sociaux utilise les solutions de GED XPERT d’AZUR Technology pour améliorer sa gestion, la productivité de ses collaborateurs et le service à ses locataires.
 Un dispositif interfacé à l’ERP Ikos de Sopra qui permet aujourd’hui à l’OPH de la Communauté d’Agglomération de Montpellier de rendre accessible en ligne à ses 275 collaborateurs plus de 400.000 documents (factures fournisseurs, archives légales, compte-rendu de conseils d’administration, appels d’offre, avis d’échéances …).
De l’archivage électronique à la gestion des factures fournisseurs
L’OPH de l’Agglomération de Montpellier a mis en place sa première application de GED en 2004 pour la numérisation des documents d’archive restants suite à un incendie. « Une des qualités de l’offre d’AZUR Technology est sa capacité à s’interfacer facilement avec notre ERP Ikos » indique Alain Braun, Responsable Informatique de l’OPH de la Communauté d’Agglomération de Montpellier.
Suite à cette première expérience, l’OPH de la Communauté d’Agglomération de Montpellier a mis en œuvre début 2005 une deuxième application concernant la validation et le paiement des factures fournisseurs, soit 30.000 factures par an émises par plus de 700 fournisseurs.
« Ces deux premières applications de GED nous ont permis d’améliorer nos process tant pour l’archivage électronique (classement précis des documents importants) que pour le paiement des factures (délai de paiement réduit à 15 jours et litiges plus facilement gérés), et de faciliter la recherche de documents. Même si le ROI (retour sur investissement) n’était pas toujours évident, nous souhaitions aller plus loin » poursuit Alain Braun.
Parallèlement, une personne du service informatique a été dédiée à ces deux premiers projets, permettant ainsi d’acquérir une expertise sur l’outil XPERT d’AZUR Technology et sur le concept d’armoire électronique spécifique à la gestion dans le logement social.
Le succès rencontré lors de la mise en œuvre de ces deux applications a convaincu la Direction Générale de développer de nouveaux projets.
De l’accès mutualisé aux comptes-rendus de conseils d’administration aux avis d’échéances envoyés au locataires
Destinée aux 6 membres de la direction générale, cette troisième application a permis de gérer, d’archiver et de consulter sous forme de dossiers fonctionnels l’ensemble des documents d’une direction générale dans l’immobilier social (4.500 aujourd’hui) : comptes-rendus de conseils d’administration, des commissions d’attribution des logements ou de commission d’appels d’offre …
Développée parallèlement à une demande de certification pour la passation des marchés publics, cette application a également permis aux 20 directeurs de services d’avoir accès aux différents documents de la direction générale selon leurs habilitations.
Face au succès de cette application, 6 autres projets ont successivement vu le jour : gestion des marchés (200 contrats d’entretien), stockage sur 4 mois des avis d’échéances (loyer et régularisation des charges) – soit plus de 100.000 documents – pour permettre aux chargés de clientèle de répondre aux locataires en cas de question ou de litige, gestion des APL et lien avec la facturation sous Ikos, gestion des dossiers d’emprunts (1 600 documents) et lien avec SAGE Financement, gestion des documents liés au patrimoine (1.200 documents : convention d’état bailleur, convention de réservation pour le 1% logement patronal …) et la dernière en date, les ressources humaines avec l’accès aux bulletins de paie.
Entamée mi-2005, cette 2ème phase a permis de valider définitivement l’intérêt de ces applications.
« La clé de la réussite d’une application de GED est de reprendre suffisamment de documents existants pour permettre aux utilisateurs une appropriation immédiate. Les utilisateurs ont tout de suite vu l’usage qu’ils pouvaient en faire et l’intérêt qu’elle avait pour eux » poursuit Alain Braun.
La GED devient une application à part entière pour toute l’entreprise
Aujourd’hui, la GED de l’OPH de la Communauté d’Agglomération de Montpellier est accessible à un grand nombre d’utilisateurs (direction, collaborateurs …), et est ainsi devenue un outil collaboratif et d’amélioration du service.
Accessible via l’Intranet de l’OPH, elle est utilisée quotidiennement par l’ensemble des collaborateurs en fonction de leurs habilitations.
Ce sont ainsi 400.000 documents représentant 31 giga octet qui sont accessibles à toute l’entreprise en fonction des droits d’accès, et 4.000 nouveaux documents qui sont intégrés dans le système chaque mois.
Fort de la réussite de ces applications, l’OPH de la Communauté d’Agglomération de Montpellier a décidé d’aller encore plus loin en mettant en œuvre l’ensemble des PAC (Plan Automatique de Classement) dédiés au secteur de l’immobilier social édités par AZUR Technology autour de son offre XPERT.
Objectif : normaliser les classements, s’interfacer automatiquement avec Ikos, intégrer et déployer la GED sur une cinquantaine de typologie de document au total, bénéficier de l’ensemble des nouveaux connecteurs en cours de développement avec Sopra pour Ikos.
« Les XPERT PAC d’AZUR Technology vont nous permettre de passer d’une approche spécifique et artisanale à une approche standard et industrielle. L’intégration avec nos processus métiers sera encore meilleure notamment grâce aux différents connecteurs Ikos développés par AZUR Technology » conclut Alain Braun.
Alain BRAUN Responsable Informatique OPH de la Communauté d’Agglomération de Montpellier
|
