Ayant mis en place un système d’EDI pour quelques gros fournisseurs, la Direction de RELAIS H souhaitait monter en puissance et étendre la dématérialisation de ses factures fournisseurs aux frais généraux, au stock provenant de Hachette Livre et, à terme, aux flux de marchandises.

Relais H souhaitait ainsi continuer d’améliorer le temps de traitement et de saisie des factures fournisseurs, et diminuer la consommation intensive de papier liée aux nombreuses photocopies. La solution de traitement automatique des factures d’AZUR Technology, basée sur la technologie EMC, a permis de répondre à cette attente.

Les enjeux de la dématérialisation des factures fournisseurs

Auparavant, les factures arrivaient tous les jours à la comptabilité, qui procédait à des tâches fastidieuses : ouverture des enveloppes, tri des factures par fournisseur, annotations manuelles, saisie des factures dans l’application frais généraux, photocopie des factures qui n’ont pas de duplicata. En moyenne, Relais H traite 1600 factures fournisseurs de frais généraux par mois et 200 de plus pour la gestion du stock Hachette Livre.

Poussé par un service comptabilité très demandeur en matière d’amélioration du rendement, Relais H confie à l’intégrateur AZUR Technology le soin du choix de la solution adaptée pour son organisation. L’objectif est double : améliorer le temps de traitement et de saisie des factures fournisseurs, et diminuer la consommation intensive de papier liée aux nombreuses photocopies.

La solution mise en place

AZUR Technology, qui est également fournisseur de l’ensemble des solutions de GED de Relais H, à mis en œuvre sa solutions de traitement automatique des factures basé sur la technologie EMC. L’outil de LAD (Lecture Automatique de Documents) se charge de la reconnaissance intelligente et de l’extraction de l’information des factures : les principaux fournisseurs sont reconnus par une analyse graphique, les fournisseurs nouveaux ou non récurrents sont reconnus par analyse syntaxique. Les moteurs d’indexationrecherchent et récupèrent les informations attendues en respect des contrôles de cohérence (calcul) ou des contrôles Base de données mis en place. Le système saura demander une étape de validation humaine lorsqu’une information n’est pas disponible sur le document, ou lorsqu’une vérification est imposée pour un fournisseur, ou encore lorsqu’une information croisée avec la base métier n’est pas validée. L’image du document correspondant à la facture s’affiche à côté de l’interface de validation pour faciliter la vérification et la saisie d’informations complémentaires. Une fois la facture validée, elle est indexée sous un numéro chronologique.

En terme d’organisation, il n’est plus nécessaire aujourd’hui de regrouper les factures par fournisseur, il suffit de désagrafer les documents et de les séparer en lot pour la numérisation. Les « duplicata » de factures étant devenus inutiles, il est nécessaire de les enlever ou de demander aux fournisseurs de ne plus les envoyer. Puis, la numérisation se fait par lot en un temps très court. Une fois numérisées, les factures originales sont classées dans des chemises et restent au service comptable avant archivage physique.

Les bénéfices

La numérisation des factures représente un réel changement pour le service comptabilité de Relais H. Ce changement a été encouragé par des résultats rapides en termes de gains de temps et de manipulation du papier. La mise en place de matériel adéquat qui permet aux utilisateurs de travailler dans des conditions confortables a permis l’amélioration de leur travail quotidien et a donc rendu leur implication plus forte. 

Les gains constatés sont considérables :

• 70% de temps gagné pour la partie frais généraux et 95% pour les achats,
• Plus de déplacement du Contrôle de gestion,
• Accès immédiat à la visualisation de la facture,
• Réaffectation des personnes à d’autres tâches,
• Baisse des coûts de traitement d’une facture.
• …

Face à la réussite de cette première partie du projet, Relais H est maintenant prêt à étendre le système à la numérisation des factures de flux de marchandises qui représentent plus de 160 000 factures par an.