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Pour les lecteurs du TI Informe, éclairez-nous sur votre société GECINA ?
 Nous pouvons résumer qu’avec un patrimoine de plus de 12 milliards d’euros, GECINA est le premier acteur privé français coté de l’immobilier locatif (bureaux, résidentiel, logistique, santé, hôtels) et l’un des leaders de la zone euro.
La combinaison d’un patrimoine de plus de 17.000 appartements à un parc de plus de 1,2 millions de m² de bureaux et de commerces et près de 800 000 m² de produits de diversification permet d’offrir un profil original, alliant dynamisme, rentabilité et sécurité. GECINA est une Société d’Investissement Immobilier Cotée (SIIC) sur Euronext Paris (compartiment A). Sa capitalisation boursière est proche de 8 milliards d’euros.
Quelle a été la motivation d’entreprendre un projet GED ?
A l’occasion d’une mise à jour des procédures au sein du groupe, en été 2005, est apparue la nécessité de faire entrer le document numérique dans les processus métier et tout particulièrement pour le règlement des factures fournisseurs. Les attentes des utilisateurs portent alors sur les points suivants :
• Intégration au processus informatique existant,
• Réduction du temps de traitement,
• Accessibilité simplifiée,
• Unicité des documents et sécurisation.
Pour mieux comprendre l’importance de l’opération, il faut en préciser le contexte :
GECINA gère 100.000 factures fournisseurs liées aux immeubles avec 1.800 fournisseurs actifs, dont 9 % représentent 76 % des factures en 2005.
Ajoutez à cela un processus administratif et informatique bien rodé, avec notamment l’obligation aux fournisseurs de joindre la commande, des étapes comprenant la saisie, le rapprochement automatique avec les commandes, la vérification, le bon à payer, une gestion des habilitations et vous aurez une vision du cadre de l’étude.
Dès lors, notre cahier des charges fixait objectifs essentiels basés sur la recherche de la performance :
• Tirer un maximum de productivité de l’image en réalisant une extraction des données de la facture de manière automatique pour opérer une présaisie; puis intégrer l’image de ladite facture dans le processus de validation en s’affranchissant ainsi du double circuit (visa manuscrit et électronique),
• Capitaliser sur une bibliothèque d’images en structurant l’information de manière intuitive, correspondant aux modes opérationnels de l’organisation et offrir la possibilité de rechercher librement tous les documents, quel que soit leur type,
• S’adapter aux exigences de l’entreprise en portant notamment un soin tout particulier à l’ergonomie de la solution. Cet élément était primordial à nos yeux pour l’acceptation du produit par nos utilisateurs. Le changement des habitudes exigeait en outre un produit offrant de nombreuses et innovantes fonctions ainsi qu’une parfaite intégration avec les applications existantes. XPERT a permis de répondre favorablement à nos attentes !
Quels ont été finalement les éléments innovants de ce projet ?
L’innovation a permis de répondre directement aux objectifs précédents.
La lecture et l’analyse automatique du contenu des factures après les avoir scannées (LAD), la génération d’une présaisie, l’intégration de la GED dans les applications de gestion immobilière et de comptabilité contribuent fortement à la productivité.
L’armoire électronique avec les plans de classement paramétrables est organisée par thèmes métiers avec une navigation intuitive.
Les possibilités de recherches libres indépendamment du plan de classement, de regroupements par thèmes opérationnels et de favoris, permettent aux utilisateurs d’utiliser la base de documents de multiples façons et ainsi de capitaliser sur la bibliothèque d’images.
La création d’un design et d’une ergonomie adaptés, la mise en place de fonctions nouvelles de restitution (filtre, tri et regroupement par simple cliquer- glisser) ou d’impressions en masse issues d’une liste constituée librement par un utilisateur sont des mesures nécessaires à l’appropriation immédiate des utilisateurs très demandeurs d’adaptation et de simplification. Les applications sont interconnectées et permettent d’effectuer l’intégralité d’un processus sans changer apparemment d’applications et sans ressaisir des informations existantes.
Exemple : les dossiers GED « clients » sont créés et les mots-clés récupérés automatiquement de l’application métier lorsqu’un utilisateur choisit d’ajouter un document à partir de son portail métier. L’introduction de la GED dans le processus métier devient transparente et naturelle.
Pouvez-vous déjà mesurer les apports de cette nouvelle application et aura-t-elle des développements ou extensions futurs?
Le projet GED chez Gecina est un succès et cela peut se mesurer par l’implication des directions opérationnelles dans la phase d‘appropriation, de formation et de mise en place. La dynamique est maintenant créée, les besoins s’expriment largement.
On pense à une extension vers d’autres documents de la société, tels que les réclamations clients, les dossiers immeubles, plans… On imagine ensuite l’intégration de la GED dans des applications innovantes : l’intranet RESIDENCES pour les gardiens ou l’extranet PARTNERS pour les fournisseurs et particulièrement la gestion des documents de chantiers.
Des nouvelles fonctionnalités sont attendues :
• La gestion des listes de diffusion et des abonnements,
• La traçabilité de la lecture des documents,
• L’archivage électronique, …
L’étape suivante qui vient naturellement est l’introduction de la notion de workflow comme nouvelle couche de présentation des processus utilisant plusieurs applications (métier, GED, comptabilité).
Tout ceci pour vous démontrer que nous sommes très heureux des réalisations faites chez Gecina et que ce ne sont pas les idées qui nous manquent !
La collaboration fructueuse avec TI et AZUR TECHNOLOGY ne fait que commencer !
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