Pour mieux suivre et « tracer » les quelques 120.000 factures annuelles de ses fournisseurs, l’OPAC de Paris a choisi de les dématérialiser et de centraliser leur traitement. Bilan au bout de 3 ans : des gains en visibilité, en temps, en satisfaction côté fournisseurs et en souplesse d’organisation.

A l’OPAC (Office public d’aménagement et de construction) de Paris, qui gère aujourd’hui quelques 116 000 logements et compte environ 2400 collaborateurs, la dématérialisation, même si elle n’est pas le fait d’une politique globalement concertée, concerne quasi tous les services : la régie et ses bons de travaux, le patrimoine, la construction, la gestion du personnel et ses bulletins de paie, et, première à avoir sauté le pas, la direction financière. « Avec plus de 120 000 factures papier par an émises par nos quelques 2000 fournisseurs et reçues par les 14 agences qui existaient à l’époque dans la région parisienne, le suivi au niveau central était difficile et complexe », se souvient Martine David-Lesage, Directeur financier de l’OPAC de Paris. « A réception, les agences contrôlaient chaque facture avec le bon de commande, avant de nous l’envoyer et d’en stocker une photocopie pour justifier les charges récupérables. Il y avait donc beaucoup de papier en circulation avec tous les risques que cela comporte ».

En 2003, changement de procédure : l’Opac de Paris décide de centraliser la réception des factures et de les dématérialiser afin que la forme papier ne soit manipulée qu’une fois et n’existe qu’en un seul exemplaire.

Une équipe de 17 personnes est mise en place, dont deux chargées de la numérisation puis de l’archivage physique des factures entrantes. Les autres, comptables des agences regroupés sur un même site, assurent la mise en paiement et en comptabilité. Le circuit d’approbation est lui aussi dématérialisé, sous forme de « workflow » : chaque agence à l’origine du bon de commande reçoit via Lotus Notes une demande d’approbation à signer numériquement. En cas de refus de factures, celui-ci doit être justifié par courrier électronique pour être accepté. Côté agences, devenues depuis directions territoriales, l’accès à l’image des factures s’effectue désormais, si besoin, via le progiciel intégré de gestion Ikos (de l’éditeur Sopra), utilisé au quotidien pour gérer locataires, travaux et patrimoine. Et ce, en toute transparence.

« Cette dématérialisation nous a permis d’atteindre nos objectifs », constate Martine David-Lesage. « Nous pouvons tracer très précisément les factures fournisseurs et suivre leur traitement. Nous avons aussi une meilleure visibilité sur nos stocks et sur ce que réalise chaque fournisseur sur l’ensemble du parc. Nous gérons beaucoup mieux les pics de charge sur la réception des factures et nous avons gagné du temps mis à profit pour des tâches à plus forte valeur ajoutée, de contrôle notamment ». Le processus est également bien apprécié des 2000 fournisseurs concernés : ceux qui travaillaient pour plusieurs agences bénéficient en effet d’un point de contact unique pour leur suivi facture, et tous apprécient la plus grande rapidité du traitement. Il a aussi responsabilisé d’avantage les acteurs du circuit d’approbation, en apportant plus de rigueur, notamment au niveau des refus. Condition sine qua non : une mise à jour rigoureuse aussi des habilitations.

Depuis quelques mois, la direction financière a enrichi sa solution d’un outil de LAD (Lecture Automatique de Documents) qui identifie automatiquement les entêtes factures des fournisseurs les plus importants, soit 45% du volume de factures total. « Notre procédure et nos outils de dématérialisation nous confèrent une plus grande souplesse en terme d’organisation », poursuit Martine David-Lesage. « Nous avons ainsi pu absorber, à effectif constant, les quelques 20.000 factures annuelles générées par 16.000 logements supplémentaires que nous avons pris en gestion, début 2006. Et nous sommes passés de 14 agences à 35 secteurs de proximité et 6 directions territoriales sans souci pour nos fournisseurs. »

Prochaine étape, à l’étude : une dématérialisation démarrant chez le fournisseur, avec envoi direct de factures électroniques.