Tous les jours, les 400 pilotes et 200 mécaniciens de la compagnie doivent remplir, après chacun des 380 vols quotidiens et chaque intervention technique dans les différentes escales (40 aéroports en Europe), un lot de formulaires destiné principalement à la gestion de la maintenance de ses 56 appareils. La compagnie d’aviation Régional à choisie de mettre en oeuvre la solution de Lecture Automatique de Document Xpert.Capture d’Azur Technology pour automatiser la saisie et réduire les coûts de télécommunications 
considérables pour l’envoi des fax.
Premier élément d’une chaîne de dématérialisation au service d’une meilleure planification de la maintenance, cette application doit permettre à terme d’améliorer la traçabilité des processus métiers et ceci conformément aux exigences de la DGAC (Direction Générale de l’Aviation Civile).
Besoin
Diminuer les coûts de télécommunications et mieux planifier les opérations de maintenance
Tous les jours, les 400 pilotes et 200 mécaniciens de la compagnie doivent remplir, après chacun des 380 vols quotidiens et chaque intervention technique dans les différentes escales (40 aéroports en Europe), un lot de formulaires destiné principalement à la gestion de la maintenance de ses 56 appareils.
Avant la mise en œuvre du nouvel ERP en charge de la maintenance et de l’application de Lecture Automatique de Documents développée par Azur Technology, la saisie des données contenues dans les formulaires se faisait manuellement. Elle occupait ainsi une dizaine de personnes à temps plein et entrainait des coûts de télécommunications considérables pour l’envoi des fax.
Premier élément d’une chaîne de dématérialisation au service d’une meilleure planification de la maintenance, cette application doit permettre à terme d’améliorer la traçabilité des processus métiers et ceci conformément aux exigences de la DGAC (Direction Générale de l’Aviation Civile).
La solution mise en oeuvre
Une analyse automatique de 20 000 formulaires
Le flux de plus de 20 000 documents (formulaires de maintenance) est numérisé et envoyé quotidiennement via des scanners multifonctions (numériques pour les escales françaises et analogiques pour les escales dans les autres villes européennes) sur le serveur Xpert.Capture de Clermont-Ferrand.
Une fois analysées et validées par une équipe de 5 personnes, les données recueillies dans les formulaires sont intégrées dans le système de maintenance, en même temps que l’image du formulaire via un lien PDF, et ceci dans un souci de traçabilité.
Le taux de reconnaissance des documents est le facteur clé de ce type d’applications et nécessite un travail continu pour adapter l’application aux conditions réelles d’utilisation.
Aujourd’hui il est de plus de 80%, mais l’objectif est d’atteindre à terme 100%, en simplifiant les documents à saisir, en utilisant des scanners plus performants et en mettant en œuvre des logiciels de redressement d’images pour éliminer les parasites.
Les résultats
Une économie de plus de 50 000 euros par an
« S’inscrivant dans le cadre de la refonte du système d’information de la Direction de la Maintenance, cette application répond à 2 objectifs principaux : gagner en productivité en automatisant les flux et le dispatching des formulaires de maintenance en provenance des différentes escales, et supprimer les coûts de télécommunications engendrés par les envois par fax, estimés à plus de 50 000 euros par an » indique Samutra Em, chef de projet informatique sur le site de la Maintenance de Régional.
« Nous sommes particulièrement satisfait d’Azur Technology, tant pour le démarrage du projet, qui a été fait dans un délai très court, que l’accompagnement permanent tout le long du projet, notamment par la prise en compte de nouvelles typologies de document et l’amélioration permanente du taux de reconnaissance des documents » poursuit Samutra Em.
« La réussite de ce type d’applications nécessite néanmoins une phase de tests assez longue et dans les conditions réelles d’usage, ceci pour optimiser la performance de la Lecture Automatique de Documents. Elle passe aussi par une formation de l’utilisateur et une adaptation du formulaire » précise Samutra Em.
L’entreprise
Filiale à 100% du Groupe Air France, Régional est né en 2001 de la fusion de Flandre Air, Proteus Airlines et Régional Airlines. Régional assure des liaisons transversales entre 19 villes françaises et 21 métropoles européennes, comme Nantes-Lille ou Toulouse-Rome. Elle possède une flotte de 56 avions à réaction d’une capacité de 37 à 100 sièges (Embraer et Fokker).
Régional qui a son siège social à Nantes et dispose de 2 sites de maintenance à Clermont-Ferrand et à Lille, emploi 1 800 personnes, assure 380 vols quotidiens sur 40 aéroports dans 11 pays et a transporté plus de 4,3 millions de passagers en 2008.
