Europe Airpost, compagnie aérienne française (anciennement Aéropostale), membre du groupe ASL aviation, assure chaque année 35 000 heures de vol grâce à sa flotte de B737-300 tout cargo ou Quick Change (convertibles de version cargo en version passager, et inversement), complétée par des Fokker 27 cargo.
Pour automatiser l’ensemble de son processus de dématérialisation de factures fournisseurs, soit 60 000 documents par an, et ceci afin de diminuer significativement ses coûts de gestion, Europe Airpost a mis en œuvre l’ensemble des solutions de la gamme Xpert.Line d’Azur Technology.
Le besoin 
Centraliser l’information et améliorer la circulation des documents
Pour automatiser l’ensemble de son processus de dématérialisation de factures fournisseurs, soit 60 000 documents par an, et ceci afin de diminuer significativement ses coûts de gestion, Europe Airpost a mis en œuvre l’ensemble des solutions de la gamme Xpert.Line d’Azur Technology.
« Nous perdions énormément de temps à valider nos factures et ceci avait pour conséquence des délais de règlement de nos fournisseurs très long, quelque fois plus de 45 jours. Sans oublier les pertes de factures, des sources d’erreurs inhérent au processus manuel et le coût des photocopies, voir postaux, nécessaires pour la validation dans les différents services » indique Thierry Cornuault, Directeur du Contrôle de Gestion et de la Comptabilité d’Europe Airpost.
Autres objectifs souhaités : améliorer l’archivage des documents et l’accès aux informations archivées à tous les services de l’entreprise.
La solution mise en oeuvre
Un processus automatisé et intégré
Complètement installée aujourd’hui, cette application a été mise en place progressivement, depuis mi-2008, dans les différentes directions opérationnelles d’Europe Airpost – Direction Commerciale et du Programme, Direction des Opérations Aériennes, Direction Technique et Direction Administrative.
« Au-delà de la qualité technique de l’offre, nous avons notamment choisi Azur Technology pour leur réactivité, la compréhension qu’ils ont eu de notre dossier et la qualité d’écoute dont ils ont fait preuve tout au long du projet » précise Thierry Cornuault.
Concrètement, l’application se déroule en 4 phases et est interfacée avec l’ERP Métier et le logiciel de gestion de la maintenance des avions.
- Tous les jours, grâce à Xpert.Capture une numérisation centralisée de chaque facture fournisseur est réalisée. Pour ce faire une base de connaissance comprenant une centaine de modèle a été constituée. Elle permet un taux de reconnaissance automatique de l’ordre de 90%.
- Grâce à Xpert.Ivy, le Workflow des factures fournisseurs est automatiquement déclenché avec les bonnes imputations analytiques, puis envoyé au bon service pour le contrôle budgétaire. Le circuit de validation s’en trouve fluidifier. A titre d’exemple, les factures carburant, les plus complexes à traiter car elles font plusieurs pages, révèlent une automatisation du travail d’imputation d’environ 95%.
- Chaque document est ensuite stocké dans Xpert.ECM selon un plan de classement dédié. Il est ensuite possible à tout moment de retrouver la facture recherchée via un formulaire de recherche personnalisé.
- Enfin, toujours grâce à Xpert.Ivy, l’autorisation de paiement est donnée et le paiement effectué.
Les résultats
Une économie globale de l’ordre de 30%
Aujourd’hui utilisée par une centaine de personnes, cette application a considérablement fluidifié les processus pour la satisfaction de tous et notamment des fournisseurs qui ont vu leurs délais de paiement réduits de plus de moitié.
L’économie estimée est de l’ordre de 30% sur le traitement des factures pour un investissement d’un montant de 250 000 euros, matériels, logiciels et intégration par les équipes d’Azur Technology inclus. Ce qui nous a permis d’obtenir un ROI en 6 mois.
Autres résultats :
-
La suppression totale du papier.
-
Une amélioration de la productivité.
-
Une montée en compétences du personnel.
-
Des gains de traitement pouvant aller jusqu’à 80%.
-
Une facilitation du travail du contrôleur de gestion.
-
Un meilleur respect des échéances
-
Une meilleure image auprès des fournisseurs.
« La réussite de ce type de projet passe par une analyse précise des besoins et surtout une implication étroite de l’ensemble des utilisateurs le plus tôt possible pour qu’ils s’approprient l’outil » précise Thierry Cornuault.
L’entreprise
Europe Airpost, compagnie aérienne française (anciennement Aéropostale), membre du groupe ASL aviation, assure chaque année 35 000 heures de vol grâce à sa flotte de B737-300 tout cargo ou Quick Change (convertibles de version cargo en version passager, et inversement), complétée par des Fokker 27 cargo.
Elle est organisée autour de 2 activités (fret et passagers) et réalise un chiffre d’affaires de 257 M€ avec un effectif de 560 personnes.
