Groupe bordelais créé en 1884, Pouey International est aujourd’hui la première société indépendante Française du secteur Gestion du Risque Client.
Une des trois activités du Groupe Pouey International, l’activité recouvrement de créances occupe 60 personnes : une quarantaine de technicien(nes) de clientèles gérant chacun(e) 800 dossiers de recouvrement en moyenne, le service juridique et le service international. Auxquels s’ajoute un réseau d’intervenants tiers : mandataires, avocats, huissiers … selon le stade de la procédure de recouvrement : à l’amiable ou judiciaire.
Besoin
Gagner en efficacité et supprimer la circulation du papier
Une des trois activités du Groupe Pouey International, l’activité recouvrement de créances occupe 60 personnes : une quarantaine de technicien(nes) de clientèles gérant chacun(e) 800 dossiers de recouvrement en moyenne, le service juridique et le service international. Auxquels s’ajoute un réseau d’intervenants tiers : mandataires, avocats, huissiers … selon le stade de la procédure de recouvrement : à l’amiable ou judiciaire.
Cette activité génère une quantité de documents considérable, très exigeants en espace lorsque classés sous forme physique : 2 000 à 3 000 nouveaux dossiers chaque mois représentant plus de 10 000 documents et pouvant aller jusqu’à 300 pages pour certains.
L’objectif était de supprimer l’ensemble des documents papiers et ainsi, de mieux partager l’information entre les différents intervenants de l’activité recouvrement de créances et d’améliorer l’efficacité de traitement des dossiers.
«Nous souhaitions augmenter notre efficacité et notre réactivité, en supprimant la circulation du papier et en donnant accès à nos techniciens, à tout moment, à l’ensemble des pièces d’un dossier, et ceci sans quitter son application métier. Mais également gagner de la place et pouvoir ainsi réaménager nos locaux» indique Pascal Marchesseau, Directeur de l’activité Recouvrement de Pouey International.
La solution mise en oeuvre
Intégration de la GED avec les logiciels métiers
Après un appel d’offre auprès de 4 sociétés, Pouey International fait le choix d’Azur Technology.
«Nous avons choisi Azur Technology pour leur capacité à intégrer une application de GED dans notre logiciel métier» indique Agnès Dufort, Chef de Projet GED au sein du Service Informatique de Pouey International.
L’ensemble des développements et le déploiement ont été effectués par Azur Technology conjointement avec le service informatique de Pouey International pour interfacer la solution de GED Xpert.ECM avec les logiciels métier (sous Iseries, Serveur Web, Lotus Notes). La reprise des 25 000 dossiers en cours a nécessité 3 mois de travail.
-
L’application couvre les fonctionnalités suivantes :
La numérisation des courriers entrants par vidéocodage avec Xpert.Capture. Le service courrier qui reçoit chaque jour entre 200 et 600 courriers, comprenant souvent plusieurs documents différents, a été équipé de 3 postes de travail composés de scanner Kodak et d’écrans au format A3.
Chaque courrier est numérisé et se voit attribuer via le logiciel métier de Pouey International, un numéro unique associé à chaque affaire. -
Une fois ce travail réalisé, un flux XML est automatiquement généré et « dispatché » vers les technicien(nes) concerné(e)s pour leur permettre de traiter les nouvelles pièces reçues. Les documents sont parallèlement injectés dans la solution de GED Xpert.ECM où ils sont automatiquement archivés et ordonnés selon un plan de classement unique et homogène à tous les dossiers. Le plan de classement est structuré en six niveaux : client, débiteur, mandataire, avocat, huissier et autre tiers.
-
Les courriers sortants, générés par un applicatif métier et les échanges (mail ou fax) sous Lotus Notes, sont également injectés dans la GED.
-
A tout moment, chaque personne habilitée a la possibilité d’accéder via la GED à tous les documents relatifs à une affaire en cours.
Les résultats
Amélioration du temps de traitement des dossiers
L’application a concrètement permis :
-
Une économie de papier par la suppression des dossiers physiques et des photocopies,
-
Une économie des coûts postaux, rendue possible par le cercle vertueux de la dématérialisation et estimée pour l’heure à près de 25%.
-
Une amélioration des temps de traitement de chaque dossier, estimée entre 4 et 5 jours, donc la capacité pour chaque technicien(ne) de gérer plus de dossiers.
-
Une fluidification des échanges en interne.
-
Les dossiers dématérialisés (plus de 35 000 comprenant jusqu’à 40 pièces chacun) sont directement accessibles pour toutes les personnes alors qu’auparavant les dossiers papiers devaient être transférés d’un service à l’autre.
-
Une amélioration de l’efficacité et un meilleur service client.
-
Un gain de place, puisque les armoires destinées au rangement des dossiers disparaissent progressivement.
Plusieurs évolutions sont également prévues et seront intégrées progressivement dans la GED : intégration dans les dossiers dématérialisés des comptes rendus des mandataires pour les processus de conciliation à l’amiable, des mails entrants et sortants, archivage automatique dès qu’un dossier est officiellement clôturé …
En attendant l’ouverture prochaine d’un portail débiteur, qui s’appuiera sur l’infrastructure de GED d’Azur Technology. Il devrait notamment permettre à l’ensemble des tiers, mais aussi aux clients de déposer eux-mêmes les documents demandés, d’avoir accès en ligne à l’état de leur procédure de recouvrement de créance et le cas échéant, payer directement en ligne.
L’entreprise
Groupe bordelais créé en 1884, Pouey International est aujourd’hui la première société indépendante Française du secteur Gestion du Risque Client.
Elle compte 200 salariés et a réalisé un CA de 15 millions d’euros en 2007.
