Créé en 1969, l’OPDH 92 (Office Public Départemental de l’Habitat des Hauts de Seine), est le principal bailleur social du département des Hauts de Seine avec un patrimoine de 30 000 logements et un budget annuel de 450 millions d’euros. Il bénéficie du soutien du Conseil Général auquel il est rattaché.
Depuis fin 2006, l’OPDH 92, principal bailleur social du Département des Hauts-de-Seine, avec 30 000 logements gérés, a entrepris avec Azur Technology une dématérialisation complète des dossiers locataires contrats de location, états des lieux et attestations d’assurance, quittances de loyer et charges, enquêtes légales, réclamations et gestion du contentieux …).
Besoin
Dématérialiser les dossiers locataires
Depuis fin 2006, l’OPDH 92, principal bailleur social du Département des Hauts-de-Seine, avec 30 000 logements gérés, a entrepris avec Azur Technology une dématérialisation complète des dossiers locataires contrats de location, états des lieux et attestations d’assurance, quittances de loyer et charges, enquêtes légales, réclamations et gestion du contentieux …).
Objectifs souhaités :
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Gagner en productivité en traitant les dossiers plus rapidement.
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Supprimer le papier.
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Mutualiser l’information.
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Mieux répondre au défi que constitue l’augmentation du nombre de demandes de logement dans le département.
« L’OPDH 92 a mis la dématérialisation de documents au cœur de son schéma directeur informatique. L’objectif est de dématérialiser, à terme, l’ensemble du dossier locataire, pour augmenter notre productivité, mieux faire circuler l’information entre nos services, gagner de la place et offrir un meilleur service à nos clients », indique le Directeur Administratif et Financier de l’OPDH 92.
La solution mise en oeuvre
Mise en place d’une application de GED et de LAD pour les demandes logement et les enquêtes légales
Interfacées avec le logiciel métier Aravis d’ACG-Informatique, l’ensemble des solutions proposées par Azur Technology ont été mises en œuvre conjointement avec les équipes informatiques et fonctionnelles de l’OPDH 92.
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Concrètement, trois applications ont été développées :
Opérationnelle depuis avril 2007, après une reprise de 350 000 documents, la GED (Gestion Electronique de Documents) des demandes de logement permet à 11 agents d’assurer quotidiennement la numérisation, et la classification des documents, soit plus de 10 000 nouvelles demandes de logements, 22 000 demandes de renouvellement et plus de 1 000 demandes de mutation, intégrées chaque année. Par ailleurs, l’équipe du Service Logement utilise cette application pour répondre à près de 40 000 appels téléphoniques. -
Mise en place depuis mars 2009, l’application de LAD (Lecture Automatique de Document) des enquêtes SLS (Supplément de Loyer Solidarité – enquête annuelle pour connaître les revenus de chaque foyer et ainsi calculer le loyer à payer par chaque locataire) et OPS (Occupation du Parc Social – Enquête statistique triennale sur les ménages locataires dans l’habitat social) permet l’intégration automatique d’informations dans le logiciel Aravis. Le formulaire utilisé comprend une quinzaine de zones.
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Quant à l’application de LAD des demandes de logement, elle est opérationnelle depuis juin 2009.
Prochaine application en cours de développement : la dématérialisation du dossier contentieux.
» Professionnelle et compétente, l’équipe d’Azur Technology s’est parfaitement intégrée à nos équipes internes, tant informatiques qu’utilisateurs et a parfaitement assuré le transfert de savoir-faire nécessaire à ce genre d’applications. De plus, la qualité de l’intégration des produits d’Azur Technology à notre logiciel métier a été un des éléments clés du succès « , précise le Directeur Administratif et Financier de l’OPDH 92.
Les résultats
Augmentation de la productivité, archivage sécurisé et fluidification des échanges d’information entre les services
L’ensemble des investissements matériels et logiciels a atteint environ 60 000 euros pour 25 utilisateurs. Il faut ajouter à cela la reprise de l’existant, autour de 120 jours/hommes, et le travail pour la création des modèles de questionnaires pour la LAD, réalisés conjointement par les équipes d’Azur Technology et de l’OPDH 92.
« Le bilan est d’ores et déjà positif, et au-delà des objectifs initiaux qui ont été atteints : espace récupéré, gains de productivité qui ont permis de réaffecter des agents à d’autres missions, uniformisation et sécurisation du classement, mutualisation de l’information en temps réel… c’est le succès de l’appropriation de la technologie qui a été remarquable. Les utilisateurs sont unanimes à dire que leur travail est aujourd’hui plus intéressant et valorisant », conclut le Service Informatique de l’Office.
L’entreprise
Créé en 1969, l’OPDH 92 (Office Public Départemental de l’Habitat des Hauts de Seine), est le principal bailleur social du département des Hauts de Seine avec un patrimoine de 30 000 logements et un budget annuel de 450 millions d’euros. Il bénéficie du soutien du Conseil Général auquel il est rattaché.
L’OPDH 92 emploi 613 agents dont 283 gardiens et personnels au service des locataires, répartis entre le siège à Levallois-Perret et 6 Délégations Territoriales (Bagneux, Bois-Colombes, Chatenay-Malabry, Le Plessis-Robinson, Nanterre et Suresnes) qui assurent la gestion de proximité.
