Banque d’investissement française à capitaux russes, VTB Bank France est un établissement de droit français placé sous contrôle des autorités de tutelles françaises, l’Autorité de Contrôle Prudentiel et la Banque de France.
Banque d’investissement présente sur le marché français depuis plus de 90 ans, VTB Bank France souhaitait proposer une nouvelle offre à destination des particuliers pour se faire connaître et diversifier son activité. Après la réalisation d’une étude de marché, les dirigeants de VTB Bank France ont décidé de lancer fin 2010 une offre de Comptes à Terme en ligne et de la commercialiser uniquement sur Internet sous la marque VTB Direct.
Besoin
Moderniser l’image de la société et associer les collaborateurs aux applications de dématérialisation
Banque d’investissement présente sur le marché français depuis plus de 90 ans, VTB Bank France souhaitait proposer une nouvelle offre à destination des particuliers pour se faire connaître et diversifier son activité. Après la réalisation d’une étude de marché, les dirigeants de VTB Bank France ont décidé de lancer fin 2010 une offre de Comptes à Terme en ligne et de la commercialiser uniquement sur Internet sous la marque VTB Direct.
« Outre la dimension qualitative de la gestion du client, ce projet avait pour objectif de moderniser l’image de VTB Bank qui était jusque-là une banque de financement classique », indique Christophe Boutry, Membre du Directoire de VTB Bank France.
Pour mener à bien ce projet, VTB Bank a fait le choix de deux prestataires plutôt qu’une approche globale avec un fournisseur unique.
Utilisant déjà depuis trois ans la solution de Gestion Electronique de Documents Xpert.ECM d’Azur Technology pour son activité banque de financement, VTB Bank s’est tourné vers Azur Technology pour la partie middle office de ce projet et notamment pour le développement de nouveaux processus.
En outre, VTB Bank souhaitait pouvoir associer à ce projet des collaborateurs de la banque afin de pouvoir mettre en place, à terme, d’autres applications transversales de dématérialisation, ou de gestion documentaire.
« Notre principale exigence était d’avoir une solution évolutive et à l’échelle de notre structure. Nous avons choisi Hapy et Azur Technology car ce sont eux qui répondaient le mieux à cette exigence. L’esprit d’équipe établi entre les acteurs externes et internes a été déterminant pour atteindre le résultat dans les délais impartis, chacun maîtrisant parfaitement son métier et son domaine », précise Christophe Boutry.
La solution mise en oeuvre
Processus d’ouverture de compte et dématérialisation de l’ensemble des pièces justificatives
Démarrée en octobre 2010, la partie middle office du projet développée autour de la gamme Xpert.Line d’Azur Technology par les équipes intégration d’Azur Technology a été mise en œuvre en un peu plus de trois mois pour une mise en production début janvier 2011.
Le rôle de l’informatique est capital pour cette entrée en relation avec le client et ensuite pour la dématérialisation complète du dossier en sachant que les clients doivent fournir cinq documents. Il a également fallu prendre en compte, dans la construction de la solution, la gestion des volumétries variables d’un facteur de 1 à 10.
Pour pouvoir ouvrir un compte à terme, chaque nouveau client doit remplir un formulaire de souscription en ligne sur le site VTB Direct. Après avoir renseigné ce formulaire, le futur client peut imprimer un formulaire muni d’un numéro d’enregistrement, le signer et l’envoyer par courrier pour validation en joignant un certain nombre de pièces obligatoires.
Chaque document est ensuite numérisé avec reconnaissance du numéro d’enregistrement inscrit sur le formulaire, validé, et typé via 2 stations de LAD Xpert.Capture.
Automatiquement et en parallèle, les documents sont archivés dans l’application de GED Xpert.ECM, et le processus de validation est déclenché via Xpert.Ivy puis envoyé à l’équipe de relation client.
Une fois le dossier validé, une confirmation d’ouverture des comptes et un login sont adressés au client. En cas de refus de la demande d’ouverture, le client en est informé par courrier électronique.
Un deuxième processus a été développé pour la gestion des demandes clients, il permet d’avoir une traçabilité des demandes (par mail ou via le centre d’appel) et faire le dispatching vers les chargés de compte compétents.
A tout moment dans le processus et en cas de besoin, il est possible de consulter les documents archivés.
« Cette application grâce à l’outil de BPM Xpert.Ivy a permis de fluidifier notre organisation, tant au niveau de l’équipe VTB Direct, que des différents services de la banque impactés par ce nouveau projet », indique Kim-Thibault Dang-Heudebert, Responsable Sécurité Informatique.
Les résultats
Un ROI immédiatement mesurable
Six mois après le lancement de VTB Direct, le bilan s’annonce déjà positif et les objectifs sont largement atteints.
« L’application est aujourd’hui un succès, les utilisateurs n’ont pas l’impression d’avoir plusieurs outils, mais un seul, la solution est bien intégrée, tout est fluide. Les outils simplifient la vie des utilisateurs et ils ont été très rapidement pris en main. L’application a également permis de structurer l’organisation de cette nouvelle activité et permet d’envisager le lancement à terme d’autres projets. Elle offre également une traçabilité totale et un accès à tout moment à l’ensemble des documents du client » indique Christophe Mathieu, Responsable de VTB Direct.
« Si nous avons atteint les objectifs de notre business plan, le ROI n’est pas seulement financier, mais également qualitatif : outil correctement dimensionné, absorption des volumes sans anicroches. Nous avons d’ailleurs d’ores et déjà décidé de relancer une nouvelle campagne de communication à la rentrée de septembre. En outre, cette opération a permis de renforcer une image très positive de notre établissement. Enfin, la réussite du projet dans des délais très courts a également eu comme corollaire de créer une nouvelle dynamique en interne », conclut Christophe Boutry.
Société
Banque d’investissement française à capitaux russes, VTB Bank France est un établissement de droit français placé sous contrôle des autorités de tutelles françaises, l’Autorité de Contrôle Prudentiel et la Banque de France. Elle emploie 60 personnes à Paris.
Créée en France en 1921, la banque fait partie depuis 2006 du groupe VTB. Le groupe VTB, présent en Russie et dans le monde avec 500 agences, est le premier groupe financier international à capitaux majoritairement russes.
L’appartenance au groupe VTB conjugué avec l’expérience et le savoir-faire de ses équipes permet à la VTB Bank (France) SA de proposer une offre de produits et de services et de la mettre à disposition de sa clientèle française et internationale.
