Le groupe TravelHorizon, est un des principaux tours opérateurs en ligne européen leader des séjours à la montagne.
Le groupe TravelHorizon, a mis en œuvre une chaine complète de dématérialisation et de traitement de ses factures fournisseurs. Cette application vise à améliorer les délais de traitement des factures pour les entités du groupe réparties entre la France, les Pays-Bas, l’Angleterre, l’Allemagne et la Belgique, mais également à bénéficier d’une visibilité et d’une traçabilité de chacune des transactions.
Besoin
Gagner en visibilité et traçabilité sur chacune des transactions
Le groupe TravelHorizon, un des principaux tours opérateurs en ligne européen leader des séjours à la montagne, a mis en œuvre une chaine complète de dématérialisation et de traitement de ses factures fournisseurs.
Cette application vise à améliorer les délais de traitement des factures pour les entités du groupe réparties entre la France, les Pays-Bas, l’Angleterre, l’Allemagne et la Belgique, mais également à bénéficier d’une visibilité et d’une traçabilité de chacune des transactions. L’acquisition de cette solution permet en outre à TravelHorizon, qui a connu un fort développement ces dernières années, de mieux structurer et d’optimiser la gestion de l’ensemble de ses activités.
« Notre objectif était de pouvoir traiter l’ensemble de nos factures fournisseurs quelle que soit leur provenance et leur cycle d’approbation. Ces factures sont complexes car elles proviennent de fournisseurs multiples avec des formes très diverses. Elles peuvent contenir plusieurs centaines de lignes, correspondant chacune à des prestations ou des tarifications différentes. Nous avions besoin d’un outil suffisamment souple et performant pour s’adapter aux spécificités de notre métier et pouvoir traiter ces factures de formats très différents et selon des process spécifiques », précise Emmanuel Champetier de Ribes, Directeur Administratif et Financier.
Pour TravelHorizon, l’adoption d’une chaîne complète de traitement de ses factures fournisseurs répondait à trois objectifs :
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Diminuer les temps et coûts de traitement d’une facture
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Bénéficier d’une traçabilité des factures permettant de repérer et gérer plus rapidement les litiges, et de mieux contrôler les engagements et les dépenses de la société,
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Structurer les diverses entités du groupe.
La solution mise en oeuvre
Intégration totale du workflow avec l’ERP Sage X3
Interfacée avec l’ERP Sage X3, cette application intègre :
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Xpert.Capture pour la numérisation et la lecture automatique des factures, soit plus de 35 000 factures par an, représentant plus de 150 000 lignes de commandes. Ces factures peuvent en effet contenir jusqu’à 70 pages et 30 lignes à contrôler par page.
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Xpert.ECM pour l’archivage et la consultation des différentes factures indexées selon une référence unique.
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Xpert.Ivy pour la gestion du cycle de validation et le contrôle complet de l’approbation des factures.
Concrètement, l’application se déroule en 3 étapes :
- Numérisation et reconnaissance des factures avec un niveau de détails dans la lecture des lignes à forte granularité.
- Suivi des factures, depuis le cycle de validation à la gestion des litiges avec Xpert.Ivy.
- Intégration complète du workflow avec l’ERP Sage X3, tout en conservant l’ensemble des fonctionnalités et des capacités de ce dernier.
L’ensemble des documents sont archivé et consultable depuis la solution Xpert.ECM.
« Pour assurer un pilotage plus efficace de notre structure qui ne cesse de grossir, nous avions besoin d’un processus de dématérialisation complet, capable de traiter d’importants volumes de références de commande et de nous faire remonter automatiquement les lignes de litiges. Parmi les nombreux acteurs que nous avons consultés, seul Azur Technology pouvait nous fournir une solution complète et cohérente » indique Emmanuel Champetier de Ribes.
Les résultats
Amélioration du temps de traitement des dossiers
Opérationnelle depuis fin 2009, la solution a déjà permis d’obtenir un retour sur investissement conséquent :
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Diminution par deux des ressources humaines pour un volume de factures qui s’est accru dans le même temps de 100%,
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Gain d’un mois et demi dans le traitement des factures,
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Réduction considérable des délais de paiements des fournisseurs,
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Plus grande transparence sur l’ensemble du processus de facturation et possibilité d’identifier rapidement les écarts et les litiges,
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Les dossiers et l’ensemble des factures fournisseurs sont mieux partagés entre les services concernés.
Ainsi leur identification et leur circulation sont facilitées, -
La saisie disparaissant, la qualité du travail comptable en ressort très améliorée avec une augmentation de la valeur des collaborateurs.
« Nous sommes très heureux du résultat. Le projet s’est bien passé et a répondu parfaitement à nos exigences tant techniques que fonctionnelles. Nous avons particulièrement apprécié l’expertise d’Azur Technology et sa capacité à nous accompagner tout le long du projet en s’adaptant à nos besoins variés » souligne Emmanuel Champetier de Ribes.
Société
Le groupe TravelHorizon, est un des principaux tours opérateurs en ligne européen leader des séjours à la montagne.
Le Groupe TravelHorizon réunit les sites : www.skihorizon.com, www.travelhorizon.fr et www.snowrental.com. En octobre 2009, le Groupe a acquis le Néerlandais Sportura, spécialiste de la réservation de séjours au ski, avec les sites sportura.com et chalettravel.com.
