L’OPAC Saône et Loire est le premier Office Publique pour l’Habitat sur la région Bourgogne. Crée en 1923, il gère près de 30 000 logements sur le département de la Saône et Loire et loge 53 000 
personnes.
En 2005, la direction générale de l’Office Public pour l’Habitat de Saône et Loire a souhaité améliorer le circuit de traitement des factures fournisseurs au sein de l’organisme. En effet, le fait que les factures soient traitées localement en agences générait beaucoup de lourdeur et d’échanges dans la circulation des documents (comptabilisation, visa de validation).
Il a donc été envisagé de centraliser la réception des factures au siège, avec la mise en place d’une gestion dématérialisée des visas.
Besoin
Fluidifier le traitement des factures fournisseurs
En 2005, la direction générale de l’Office Public pour l’Habitat de Saône et Loire a souhaité améliorer le circuit de traitement des factures fournisseurs au sein de l’organisme. En effet, le fait que les factures soient traitées localement en agences générait beaucoup de lourdeur et d’échanges dans la circulation des documents (comptabilisation, visa de validation).
Il a donc été envisagé de centraliser la réception des factures au siège, avec la mise en place d’une gestion dématérialisée des visas.
Les objectifs souhaités étant de :
- Permettre la gestion à ressource équivalente des enregistrements de factures.
- Alléger le traitement des factures dans les agences.
- Accélérer, fluidifier et sécuriser la circulation des factures entre le siège et les agences.
- Alimenter automatiquement l’ERP de l’organisme, à savoir PortalImmo d’Aareon.
- Consulter les factures depuis n’importe quel site de l’OPAC
Afin de répondre à ses objectifs, l’OPAC Saône et Loire a lancé en 2005 un processus de sélection et d’achat d’une solution de Gestion Electronique des Documents (GED) et de Lecture Automatique de Documents (LAD) pour le traitement de ses factures.
Pour la partie GED, la solution de stockage des factures proposée par Aareon dans PortalImmo a été privilégiée.
Sur la partie LAD, après avoir consulté les principaux éditeurs du marché, la solution Lecture Automatique des Documents Xpert.Capture d’Azur Technology a été retenue par l’office.
« Le choix de la solution de LAD a été réalisé après différents tests comparatifs sur les performances liées à nos objectifs, l’ergonomie et l’intégration avec notre ERP PortalImmo. Xpert.Capture d’Azur Technology a ainsi répondu à l’ensemble de ces exigences, son ergonomie simple permettant également une appropriation rapide par les équipes » indique Walter MARTIN, Directeur des systèmes d’information de l’OPAC Saône et Loire.
La solution mise en oeuvre
Une parfaite analyse du projet
Une intégration transparente avec PortalImmo
Interfacé avec le logiciel métier d’Aareon France et son outil de GED, la solution d’Azur Technology a été mise en œuvre conjointement avec le groupe projet restreint de l’organisme constitué de 3 personnes du service comptable et 2 personnes du service informatique.
Concrètement, la solution de Lecture Automatique des Documents a nécessité :
- Une installation et un paramétrage rapide de la solution Xpert.Capture par les consultants d’Azur Technology et le service informatique de l’OPAC.
- Un transfert de compétences pour donner au personnel du service comptable une complète autonomie sur la solution
- Une personne a été formée au vidéocodage
- Une personne est en charge de la réalisation des modèles.
- Le service informatique assure la maintenance technique de la solution. - Un accompagnement des utilisateurs sur le process dématérialisé de traitement dans PortalImmo
La recette technique et fonctionnelle a été prononcée par l’OPAC Saône et Loire un mois après le démarrage du projet, intégration portalImmo comprise.
« La phase d’analyse menée en amont avec Azur Technology a été un facteur clé de réussite pour la mise en place de la solution. Cette analyse a permis d’optimiser les différents outils mis à disposition dans la solution pour atteindre les objectifs de performance et de taux de reconnaissance. Les approches « modèles graphiques » et « free form » ont notamment été utilisées conjointement, en fonction de la récurrence des factures.
L’expertise et l’expérience d’Azur Technology a été décisive à ce niveau, y compris pour l’intégration avec PortalImmo, dont la mise en place a été transparente pour l’office », précise Walter MARTIN.
Les résultats
Une parfaite maîtrise de la solution pour des gains de qualité non négligeables
Après 4 ans d’utilisation, la solution a répondu à l’ensemble des objectifs de l’office.
La mise en place de la LAD a permis une dématérialisation totale du traitement des factures, de l’enregistrement au règlement, en centralisant la saisie automatique des factures au siège à iso ressources et en optimisant le traitement de celles-ci dans les agences notamment par des échanges sécurisés et simplifiés.
Les équipes de l’OPAC ont pu s’approprier rapidement la solution, avec des gains de qualité et de productivité sur la phase d’enregistrement et sur les différents visas à apposer avant règlement.
« En 2010, le bilan d’utilisation de la solution Xpert.Capture avec PortalImmo est extrêmement positif, et les accords technologiques formalisés en 2009 entre Azur Technology et le groupe Aareon nous rendent optimistes pour d’autres projets comme la « LAD demande de logement » et la « LAD SLS » pour lesquels Aareon et Azur Technology travaillent ensemble sur des solutions certifiées. »
« L’offre LAD unifiée pour l’immobilier social d’Azur Technology nous permet à ce stade, de capitaliser sur la plateforme déjà installée pour ouvrir le périmètre d’utilisation à ces nouveaux domaines d’utilisation », conclut Walter MARTIN.
Société
L’OPAC Saône et Loire est le premier Office Publique pour l’Habitat sur la région Bourgogne. Crée en 1923, il gère près de 30 000 logements sur le département de la Saône et Loire et loge 53 000 personnes.
Entreprise publique de services, l’Opac Saône et Loire, qui emploie 550 personnes, mise sur l’innovation et la qualité des services rendus aux locataires. En 2009, le montant de ses investissements s’élève à 74 M€ et affiche un résultat financier de 8.7M€.
