Après avoir mis en œuvre depuis 2002 avec Azur Technology plusieurs applications de GED (Gestion Electronique de Documents) Aon France a souhaité aller encore plus loin et mettr
e en place plusieurs applications de BPM visant à réduire significative ses charges de gestion de 15%, tout en nous donnant la possibilité d’externaliser le traitement de certains dossiers.
Ainsi, après une phase d’étude initiée en 2007 par la Direction de l’Organisation, 5 périmètres métiers ont été définis et ont ainsi été mis en place depuis fin 2008 grâce à la solution Xpert.Ivy d’Azur Technology.
Le besoin
Faciliter le traitement de volumes importants de dossiers et réduire les coûts de gestion
Après avoir mis en œuvre depuis 2002 avec Azur Technology plusieurs applications de GED (Gestion Electronique de Documents) Aon France a souhaité aller encore plus loin et mettre en place plusieurs applications de BPM pour :
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modéliser ses processus métiers,
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se connecter plus facilement à ses applicatifs via des Web services,
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développer une meilleure pro-activité,
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faciliter le traitement de volumes importants de dossiers (comme par exemple les 50 000 sinistres automobiles enregistrés chaque année).
« Dans le cadre de notre réorganisation visant à une réduction significative de nos charges de gestion de 15%, tout en nous donnant la possibilité d’externaliser le traitement de certains dossiers, nous nous devions de mettre en place une infrastructure à même de partager l’ensemble de nos documents et les tâches de gestion. Ceci quelque soit la localisation géographique des fonctions de l’entreprise ou le type de clients » indique Danielle Doppler, Directeur Organisation de Aon France.
La solution mise en oeuvre
Environ 2 000 documents sont numérisés chaque jour puis archivés dans la GED
Après une phase d’étude initiée en 2007 par la Direction de l’Organisation, 5 périmètres métiers ont été définis et ont ainsi été mis en place depuis fin 2008 :
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Factures fournisseurs
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Gestion des sinistres Middle Market
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Gestion de la production Middle Market
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Gestion des sinistres Particuliers
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Gestion de la production Particuliers
« Nous avons fait le choix d’Azur Technology pour leur capacité à intégrer, grâce à leur offre Xpert.Ivy, des processus de workflow aux applications de GED existantes » précise Danielle Doppler.
Concrètement, les applications de BPM sont déclenchées par les documents entrants qui sont dématérialisés et identifiés grâce à un contrat d’externalisation LAD/RAD. La réception des documents dématérialisés dans le workflow déclenche le processus, chaque tâche étant ensuite pilotée par l’ERP maison.
Environ 2 000 documents (Contrats, déclarations de sinistres, factures, courriers …) sont numérisés chaque jour et sont parallèlement archivés dans l’application de GED – Xpert.ECM d’Azur Technology.
L’ensemble du projet a mobilisé une vingtaine de personnes, dont 6 consultants d’Azur Technology.
A noter que chaque processus a été mis en place en relation étroite avec les utilisateurs, plusieurs ateliers sur une période de 4 semaines par processus ont ainsi été montés ; les processus ont été modélisés via l’outil d’analyse de processus propre à Aon.
Quant au développement de l’ensemble des processus, il a été réalisé avec la version 3.9 de Xpert.Ivy. L’analyse a nécessité environ 6 mois de travail, chaque processus ayant nécessité pour leur part 2,5 mois de développement, dont 1 mois pour la recette.
Les résultats
Amélioration de la traçabilité des tâches, souplesse et maîtrise des délais production,service client amélioré
Plus de 300 personnes utilisent aujourd’hui les nouvelles applications de BPM développées avec Xpert.Ivy, quelque soit le site, le pays où elles se trouvent : le siège à Colombe, les centres de gestion Aon de Marseille et d’Angoulême pour les assurances santé ou des centres de gestion externalisés dans une logique d’offshoring à Sofia en Bulgarie ou à Rabat au Maroc.
« Le retour sur investissement était déjà intégré dans le projet à la base, mais clairement cette nouvelle application de BPM nous permet une meilleure traçabilité des tâches, une meilleure pro-activité, de mieux maîtriser nos délais de production, mais surtout d’assurer une qualité de service à nos clients, et ceci, quelque soit l’application métier d’aujourd’hui et de demain, et l’évolution de notre organisation » conclu Danielle Doppler.
L’entreprise
Aon France est la filiale française d’Aon Corporation, n°1 mondial du courtage d’assurances et de réassurances, leader en conseil en gestion des risques. Dans le monde, Aon Corporation réunit 37 000 salariés dans 500 bureaux et 120 pays.
Aon a une approche intégrée, entièrement dédiée au client, que l’entreprise développe pour répondre aux problèmes complexes du monde du risque. En 2008 et 2009, Aon a été désigné meilleur courtier mondial par l’étude réalisée par le magazine Euromoney sur le secteur de l’assurance.
