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Ces processus pré-paramétrés visent à améliorer et à automatiser des processus d’entreprise, des circuits de validation ainsi que la circulation des documents associés. Ils peuvent concerner un ou plusieurs services de l’organisation.
L’objectif premier est de réduire notablement les temps de traitement et d’assurer une meilleure traçabilité des opérations.
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La mise en œuvre de ces processus est accélérée par la fourniture de processus prédéfinis à configurer facilement :
- Structures ou règles métier
- Circuits de validation
- Ergonomie
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Ces processus peuvent être déployés tels quels ou adaptés à des besoins spécifiques.
L’ensemble de ces processus dispose également de possibilités de supervision concernant l’ensemble des opérations en cours.
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Les courriers sont intégrés automatiquement soit après numérisation, soit via la lecture d’une boite email dédiée (Xpert Capture).
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Les étapes du processus de gestion du courrier entrant :
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Tri du courrier (affectation au service concerné)
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Qualification par le destinataire
- le courrier est typé, rattaché au bon contact et éventuellement à l’objet métier de gestion (affaire, facture…) tous deux issus de l’application métier.
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Rédaction de la réponse
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Validations successives de la réponse
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Signature de la réponse
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Archivage des documents
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Consultation des documents au travers de Xpert ECM ou du iNavigateur.
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Les demandes d’achat sont saisies par les utilisateurs des différents services.
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Les étapes du processus de gestion des demandes d'achat :
- Validations successives des demandes par les responsables,
- Génération des commandes d’achat dans l’application métier (SAP, ORACLE …),
- Archivage des documents,
- Consultations des documents au travers de Xpert.ECM ou du iNavigateur.
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Le circuit de validation varie selon différents critères :
- Le service dont dépend le créateur de la demande, le montant et la nature de l’achat (investissements, consommables …).
Il existe 4 niveaux de validation possibles selon des seuils à paramétrer.
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La facture est intégrée automatiquement après numérisation (Xpert Capture).
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Les étapes du processus de gestion des factures :
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Comptabilisation de la facture et enregistrement des écritures comptables dans l’application métier,
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Validations successives de la facture et mise en litige si nécessaire,
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Génération du bon à payer dans l’application métier,
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Archivage des documents,
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Le circuit de validation de la facture dépend de différents critères dont le montant total de la facture et sa catégorie (frais généraux, immobilisations, consommables…).
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